 İletişimde Bütünlük |
 |
| İletişim için kullandığımız cihazları kısaca telefon, faks, bilgisayar (mail) sıralayabiliriz. ISDN ve IP telefon sayesinde bu iletişimlerin tamamı tek bir medyada birleştirilebilmektedir. |
|
| Size gelen faksların, mesaj kutunuza bırakılan sesli mesajların ve maillerin tamamını bilgisayarınızın posta kutusunda görmek iletişimde bütünlük, ekonomi ve özgürlük sağlayacaktır. Bu sayede iletişimde sınırları aşabilirsiniz. |
|
| Hayattan bir örnek vermek gerekirse, şirketinizin ihracat müdürü bir iş gezisi için yurtdışına çıktığında kendisine gelen faks mesajlarından habersizdir. Halbuki Unified Messaging kullanılması durumunda ihracat müdürünüz internete erişebildiği her yerden kendisine gelen fakslara ve sesli mesajlara erişebilir ve müşterilerine daha hızlı cevap verebilir. |
|
| Bir diğer durum da faksların dağıtılması, dosyalanması ve güvenliğinin sağlanmasıdır. Her şirkete gereksiz, ilgisiz faks mesajları gelmektedir. Bu fakslar için ciddi miktarda kağıt harcanmaktadır. Gelen faksların departmanlara dağıtılması da ayrı bir problemdir. Bu arada evrakların karışması faksların geç ulaşması veya hiç ulaşmaması büyük işletmelerde günlük hayatta yaşanan aksiliklerdir. |
|
|
| Finans veya yönetim bölümüne gelen gizli ve önemli bir faks mesajı yetkisiz veya bu mesaja erişmemesi gereken kişilerin eline geçebilir. Daha kötüsü ise bu faks mesajı tamamen kaybedilebilir. Departmanlara gelen faksların dosyalanması için de kağıt, zaman ve para harcanmaktadır. IP telefon ve ISDN ile birlikte sağlanabilen Unified Messaging özellikleri sayesinde şirketinizde istediğiniz kişilere veya departmanlara direk faks numaraları verilebilir. Bu numaralara gelen faks tek bir kişiye veya departmana veya ilgili birkaç kişiye e-mail olarak ulaştırılır. Bu E-Mailler sayısal ortamlarda yedeklenip dosyalanabilir ve gelen faksların şirket içinde elektronik ortamda dağıtımı yapılabilir. Tüm bu işlemler elektronik olarak yapıldığı için her departmanda ayrı faks makineleri de kullanılmayacaktır. Aynı altyapıyı bilgisayarınızda bulunan dosyaların faks olarak gönderilmesi için de kullanabilirsiniz. |
|
| Ortak Altyapı Kullanımı |
|
| IP Telefon sistemlerinde ses de bir data olarak işlendiği için tek bir kablolama altyapısı hem ses hem de data için kullanılabilir. Böylelikle iki ayrı altyapı için tesis ve bakım masrafı yapılmaz. Fabrika gibi kampüs alanlarında uzak noktalara telefon ve data için ayrı kablolar çekmeniz gerekmeyecektir. Telefonları da herhangi bir bilgisayar gibi data hatları üzerinden çalıştırabilirsiniz. Bu özellikle yeni kablonun çekilmesinin zor hata imkansız olduğu ortamlarda gerçek bir kolaylık sağlayacaktır. |
|
| Esnek Çalışma Saatleri ve Yerleri |
|
IP Telefon çalışanlarınızın belirli fiziksel mekanlarla olan bağını kırmaktadır. Ülkemizde de yaygınlaşan ADSL, kablonet gibi yüksek hızlı internet erişimi sayesinde çalışanlarınızın internete eriştiği her yer ofisiniz olarak kullanılabilir.
IP telefon sizi klasik telefon kablolarından kurtarmakta, başka bir deyişle ofisinizdeki telefonun kablosunu internetin eriştiği her yere ulaştırmanıza imkan sağlamaktadır. Konuyu birkaç örnekle daha iyi açıklayabileceğimi düşünüyorum.
Uygun bir IP telefon yapısı kurarak şirketinizde masanızda kullanmakta olduğunuz telefonu evinize, yazlığınıza veya yurtdışında kaldığınız otele uzatmak mümkündür. Bu sayede fiziksel olarak ofiste bulunmamanıza rağmen ofisinize gelen telefonlara cevap verebilir, ofis üzerinden telefon görüşmeleri yapabilir veya yukarıda bahsettiğimiz Unified Messaging özellikleri sayesinde ofisinizden faks gönderebilirsiniz.
Bu uygulamalar geçici olarak uygulanabileceği gibi şube ofislerinizde bulunan çalışanlarınızın ofisinizde mevcut olan imkanları kullanması ve tasarruf için de kullanılabilir. Bu yapıya ilişkin blok şema ektedir.
|
|
| Ekonomik ve Sınırsız İletişim |
|
| Yeni nesil santrallerin gelişmiş networking yetenekleri vardır. Bu sayede farklı ofislerinizdeki telefon santralleri tek bir santralmiş gibi çalışabilir. Bu yapıların faydaları aşağıda dikkatinize sunulmuştur. |
|
- Kullanım kolaylığı : Sistemin kullanımı için kullanıcı tarafında herhangi bir eğitim gerekmemektedir. Santraller üzerinde Least Cost Routing LCR özelliği sayesinde kullanıcıların özel kodlar, ekstra numaralar kullanmasına gerek kalmaksızın sistem otomatik olarak çalışmaktadır. Örneğin İstanbul ofisinden 1 kişi Adana'da bulunan bir müşteriyi aramak istediğinde hat almak için 0 veya 9 arkasında 0 322 245 45 45 numarasını tuşladığı anda sistem Adana için en ucuz yolun IP hat olduğuna otomatik olarak karar verecek ve IP Intranet üzerinden Adana'ya ulaşıp Adana santrali üzerinden Türk Telekom hattını alacak ve kendi içinde numara dönüşümünü yapıp 245 45 45 numarayı çevirecektir. Böylece kullanıcı farkına varmaksızın ucuz yolu kullanıp maliyet tasarrufu yapacaktır.
- Entegre Çalışma : Şirketiniz içinde birbirine bağlı olan tüm noktaların santralleri tek bir santral gibi çalışacaktır. Çalışanlar birbirlerini dahili numaralar olarak arayacaklar, sayısal setlerde arayan numaraları görebilecekler ve özellik transferi yapabileceklerdir. Bu iletişimizi daha etkin ve kullanışlı hale getirecektir.
- Yük paylaşımı : Şirketiniz insan kaynaklarınızı daha verimli olarak kullanmanızı sağlayan bu özelliği şu örnekle açıklayabiliriz. Satış grubunuzda aynı işi yapan 5 kişilik bir gruptan 3 kişi Merkez ofisinizde 2 kişi ise şubelerde çalışıyor olsun. İstanbul satış personelinin tamamı meşgul iken yeni bir çağrı geldiğinde bu çağrı şubelere aktarılabilir. Böylelikle insan kaynağınızı daha verimli olarak kullanabilirsiniz.
- Özellik transferi : Santralde kullandığınız özelliklerin tamamını şubelere taşıyabilirsiniz. Örneğin; merkez ofis çalışanlarından Ahmet Bey 1 hafta için şube ofisine gitmesi durumunda telefonunu şube ofisindeki 1252 numaralı telefona yönlendirip kendisini arayan herkese şube ofisindeki 1252 numaralı telefondan cevap verebilir. Kendisini arayanlar Ahmet Beyin şubede olduğunu dahi fark etmezler.
- Call Center yetenekleri : İlave bir yazılım ile telefonla destek veren veya satış yapan personelinizin performansını ölçebilirsiniz. Aynı iş için harcadıkları süreleri dikkate alarak performans değerlendirmesi yapıp eğitimleri planlayabilirsiniz.
|
